Surat.

Pengertian, Jenis dan Contoh

Pengertian Surat

Menurut id.wikibooks.org, surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Sedangkan menurut id.wikipedia.org, surat adalah adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. Jadi dapat disimpulkan berdasarkan kedua pengertian diatas maka Surat adalah
sebuah media, sarana atau suatu cara yang dapat digunakan oleh seseorang atau oleh sebuah instansi untuk menyampaikan informasi secara tidak langsung kepada pihak lain, pihak lain tersebut dapat bersifat perorangan atau bersifat instansi lain.

Jenis - Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.
Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1. Surat Pribadi
Sebagian besar orang pastinya pernah membuat sebuah surat kepada teman, saudara, atau sahabat. Surat seperti inilah yang disebut dengan Surat Pribadi. Karena surat tersebut bersifat informal atau tidak resmi maka surat pribadi tersebut memiliki ciri - sebagai berikut.

Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas

2. Surat Resmi

Berbeda dengan jenis surat pribadi yang bersifat bebas dan tidak terikat pada aturan tertentu, Surat Resmi adalah surat yang bersifat formal yang pada penggunaannya digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Dikarenakan surat ini berbentuk resmi maka pada penulisannya menggunakan beberapa aturan atau memiliki ciri sebagai berikut.

Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format baku

3. Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

4. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

5. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.

Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

paragraf pembuka
isi surat
paragraf penutup
Salam penutup

Tanda tangan dan nama terang

7. Surat Elektronik (E-Mail)

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browserbiasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

Contoh Surat

Surat Pribadi